チームで仕事をしていると、課題を共有したり解決策を議論したり会議やミーティングを行う機会は多いのではないでしょうか？また顧客との商談なども会議形式で行われることもありますので社内だけではなく社外コミュニケーションでも会議やミーティングの機会があります。
「会議やミーティングが上手に仕切れたら、もっと多くの成果が出せるのに」そのように感じる方も多いのではないでしょうか？
今回は、会議やミーティングの効果を最大化するためのファシリテーションの具体的なやり方を徹底解説します！
ファシリテーションとは？
ファシリテーション（facilitation）とは、「会議やミーティングを円滑に進行する技法」のことです。ファシリテーションと言うと「司会（ファシリテーター（facilitator））がその場を進行する」ことを想像する方が多いと思いますが、会議やミーティング自体の進行はファシリテーションの一部です。
ファシリテーションは会議やミーティングをおこなう前に参加メンバーを選定して参加を依頼したり、会議やミーティングの目的などを整理して参加者に事前に伝えたり、参加メンバーの発言を促しながら、各自の意見を瞬時に理解・整理していき、重要なポイントを引き出しつつ、議論を広げ、最後には議論を収束させ合意形成をサポートする、こういった一連の行動を指します。
ファシリテーションの目的
ファシリテーションの最大の目的は、会議やミーティングの効果を最大化することです。その前提で目指すべきは、会議やミーティングの参加者が議論に関して合意形成をおこなうことです。
もっと言えば、合意形成を得ることで参加者が各自の役割を主体的に実行してくれるようになることを目指します。
また、会議やミーティングでは、1人で検討しても出てこない様なアウトプットを参加者が意見を出し合うことで創出することを目指します。
ファシリテーターとは？
ファシリテーター（facilitator）とはファシリテーションを行う人のことです。会議などの進行役のことです。
参加者一人ひとりの考えや意見、アイデアなどを引き出しながら議論を深める、参加者同士の感情のぶつかり合いなどをコントロールするなどで場の環境を整えます。目的や目標を達成できるよう集団をうまくまとめる役割を担っているのです。
ファシリテーターの役割
ゴールを定める
ファシリテーションの事前準備として、会議のゴールを定めることが重要です。会議の目的や人選、そしてどのようなやり方で進めていくのかといった段取りを決めておき、参加者に共有します。
議論の最終ゴールは、参加者の「合意形成」になるので、目標・目的を共有することで会議の論点や議論の進め方などが逸れにくくなるうえ、全員がゴールに向かって有意義な話し合いを進められます。
参加者を把握する
社内の同じ部署内でのミーティングであれば意識しなくても、参加者の知識レベルや保持している情報などがわかっているケースもありますが、他部署や社外とのミーティングでは知識レベルや保持している情報を事前に知らないケースが多いと思います。
また特に社外とのミーティングでは、相手にもミーティングに参加する目的があります。
会議やミーティングをスムーズに進行するには、参加者の下記ような情報について予測したり把握しておくことが重要です。
- 参加者が議題するテーマの専門知識や専門用語などを知っているのか？
- 参加者が議題するテーマに対して、どのような考えや意見を持っているのか？
- 参加者の関心ごと（参加目的や重視していること）は何か？
- 議論のキーパーソンは誰か？（役職/役割は？関心ごとは？性格は？）
- 参加者同士の関係性は？
発言しやすい雰囲気をつくる
新規事業のアイデアを出し合うようなミーティングでは「ブレインストーミング（略称：ブレスト）」と言う会議手法があります。ブレストの基本ルールに「批判しない」「自由に発言する」「質よりも量を重視する」「アイデア同士を結合する」という4つがあります。これも発言しやすくするためのルールです。
他にも会議やミーティングの最初にアイスブレイクで話しやすい話題で参加者をリラックスさせることなども有効です。
議論の方向性をコントロールする
ファシリテーターは参加者が発言しやすい雰囲気をつくりながらも「話の脱線」や「論点とのズレ」が発生した際には、議論すべき論点に引き戻すことも役割です。
ミーティングの目的によって、例えば「ブレスト」などでは「話の脱線」からアイデアが出ることも多々ありますので、ミーティングのゴール設定によってファシリテーターがすべきことも変わってきます。
時間管理
会議やミーティングの目的などによって最適な時間は違ってきます。例えばブレスト的なミーティングの場合に15分や30分のミーティングだとアイデアが出る前に時間切れになってしまうケースが多くなってしまうと思います。最低でも1時間程度のミーティング時間が必要だと思います。
逆に少人数のチームの課題共有ミーティングなどであれば1時間も時間を割いてしまうとダラダラしたミーティングになってしまうケースもあると思います。15分や30分のクイックなミーティングで十分かもしれません。
会議やミーティングの目的やゴールによって最適な時間を設定することがファシリテーターの役割です。
また会議やミーティングが開始されてからの時間管理もファシリテーターの役割です（もしくはファシリテーターがタイムキーパーなどを指名して管理してもらう必要があります）事前にアジェンダ（会議の議事）を決めて各議事ごとの所要時間を決めておくと良いと思います。
議論の結論を整理する/参加者の合意を形成する
会議やミーティングのゴールが結論を出すことであれば結論を整理します。
例えば、今後のアクションを決めることがゴールであれば「誰が」「いつまでに」「何をするのか」などを明確にして、参加者の認識を合わせて会議を終われるようにします。
また議論がゴールまで至らなかった場合も「議論で決まったこと」「次回の議論で決めなければいけないこと」を整理して会議を終われるようにします。
ファシリテーターに求められるスキル
特定非営利活動法人 日本ファシリテーション協会のホームページで紹介されていた４つのスキルが以下になります。
1. 場のデザインのスキル ～場をつくり、つなげる～
なにを目的にして、誰を集めて、どういうやり方で議論していくのか、話し合いの段取りからファシリテーションは始まります。最適な議論の進め方や論点を提案して、メンバーに共有してもらわなければなりません。単に人が集まってもチームにはならず、目標の共有から共同意欲の醸成まで、チームビルディングの良し悪しがその後の活動を左右します。
あわせて、討議の時間やメンバー同士の関係性を適切にデザインして、話しやすい場を用意する必要があります。人は環境によって振る舞い方が大きく変わるからです。ファシリテーターがどういう構えで場に臨むのかも見逃せない要素です。
2. 対人関係のスキル ～受け止め、引き出す～
話し合いが始まれば、できるだけたくさんの意見や考えを出し合い、理解と共感を深めながらアイデアを広げていきます。これを発散と呼びます。すべて出し尽くすことで、これから生み出す結論への合理性と納得感を高めていきます。
このときファシリテーターは、しっかりとメッセージを受け止め、発言者を勇気づけ、心の底にある本当の思いを引き出していかなければなりません。それと同時に、意見と意見の連鎖をつくり、幅広い論点で考えられるようにします。具体的には、傾聴、応答、観察、質問などのコミュニケーション系（右脳系・対人系）のスキルが求められます。
3. 構造化のスキル ～かみ合わせ、整理する～
発散がうまくいけば、自然と収束に向けての気運が生まれてきます。タイミングを見計らい、個々の意見を分かりやすく整理して、しっかりとかみ合わせていきます。その上で、議論の全体像を整理して、議論すべき論点を絞り込んでいきます。そのときに威力を発揮するのが、議論を分かりやすく「見える化」するファシリテーション・グラフィックです。
ここではロジカルシンキングをはじめとする、思考系（左脳系・論理系）のスキルの出番となります。物事の枠組みを表すフレームワーク（構造化ツール）を臨機応変に活用すれば、効率よく議論が展開できます。
4. 合意形成のスキル ～まとめて、分かち合う～
結論の方向性が絞られてきたら、いよいよ決定です。なにを基準にして最適な選択肢を選ぶのか、異なる意見をどうやって融合させるのか、決め方を決めなければいけません。
この時に避けて通れないのが意見の対立です。コンフリクト・マネジメントのスキルを使って適切に対処すれば、創造的な結論が得られ、チームの結束力も高まります。ファシリテーターの力量が最も問われるところです。首尾よく合意ができれば、結論やアクションプランを確認し、話し合いを振り返って次に向けての糧としていきます。
ファシリテーションスキルを身につける方法
ファシリテーションに関する知識の習得
ファシリテーションスキルを身に付けるには、まず基本的なファシリテーションに関する知識をインプットするのが効率的だと思います。基本的なファシリテーションに関する知識は、このブログに書かれていることで十分だと思います。
習得した知識を会議やミーティングで実践する
基本的な知識をインプットしたら、実践で試行錯誤しながらスキルを高めていくのが良いと思います。
ファシリテーションのお薦め書籍
ファシリテーションが、組織を変革するリーダーのコアスキルです。リーダーシップの重要性は評価されているが、ファシリテーションは単なる会議進行の技法として軽視されがちです。そんな認識を覆してくれるのが「ファシリテーションの教科書」です。
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まとめ
今回は、会議やミーティングの効果を最大化するためのファシリテーションの具体的なやり方を解説しました。最低限の知識をインプットしたら実践あるのみです。頑張ってください。
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